Så samtalar du smart

Så samtalar du smart
Hjälp, de förstår mig inte! Den känslan får man lätt i ett team med fritt blandade kompetenser — ett allt vanligare sätt att jobba, enligt samtalsdoktorn, som ordinerar lyhördhet och mod.

— Det finns nästan ingen forskning om samtal i grupper, där personer med olika perspektiv på uppgiften samarbetar, säger Charlotte Lundgren. Därför har hon tagit sig före att doktorera i ämnet. I stället för att studera problem har hon undersökt Det goda samtalet.
Hur gör människor som kan olika saker, när de samarbetar? Det kräver en helt annan lyhördhet än i en grupp, där alla delar samma kunnande. Dels måste man kunna förklara sitt område, så att alla förstår. Dels måste man våga kräva förklaringar om man inte fattar, påpekar Charlotte Lundgren.
— Man kan inte nöja sig med att knyta näven i fickan och tänka att ingen förstår mig.
Det utmärkande är att deltagarna har klart för sig de parallella perspektiven: dels gruppens gemensamma uppdrag, dels vad man själv kan bidra med för att nå resultat.

Vad är ett bra samtal?
— Det är när alla känner att ens röst blir hörd och att de andra bryr sig och att ens synpunkter vägs in i besluten, säger Charlotte Lundgren.
Efteråt känns det bra att samtalet ägde rum.
— Bra kommunikation är också att man låter sig påverkas av det de andra deltagarna säger. Alltså bör man ägna en hel del tid åt att försöka förstå hur kollegerna tänker.

Pladder är väl förbjudet på ett effektivt möte?
— Nej, ett visst mått av småprat är en förutsättning för att resten ska fungera bra. Kanske chefen behöver prata lite om matchen i helgen för att framstå som mer mänsklig, till exempel.

En flexibel mötesledare ser till att inte kväva diskussionen när gruppen är van att samarbeta och antagligen rätt självgående, medan en nyhopkommen grupp behöver en mer nitisk typ. I båda fallen gäller att styra om den som tar för mycket plats plus se till att inte tappa tråden.
Charlotte Lundgren har följt en arbetsgrupp på en rehabiliteringsklinik för sin doktorsavhandling i kommunikation vid Linköpings universitet. Det var förvånansvärt lite konflikter, tycker samtalsdoktorn, som har ett förflutet som produktutvecklare i programvarubranschen. Där är det tuffa tag mellan utpräglade programmerare och typen som säger ”ursäkta, men den här produkten ska faktiskt kunna användas också”.
Charlotte Lundgren varnar för att börja ett möte med Så här tycker jag, eller ännu värre Så här är det. Det blockerar diskussionen, särskilt om frågan är känslig, och leder till debatt i stället för dialog.
— Lägg ut en trevare i stället, typ ”Jag har funderat på det problemet och tänkt att det kanske är så här…” Det öppnar för någon att säga Jag tänker snarare så här. Du kan också ställa en fråga eller göra en reflektion. Då bjuder du in kollegerna i stället för att reta upp dem.

Låter typiskt kvinnligt.
— Ja, fördomsfullt har vi tidigare talat om det som kvinnligt och då menat svagt och otydligt. Men samtalsforskning visar att den här strategin är framgångsrik för såväl män som kvinnor.

Tipsen för bättre möten

1. Mötet ska vara någorlunda demokratiskt. Alla ska kunna nå fram med sitt.

2. Ett återkommande möte bör följa ett visst mönster, så att man slipper börja om från början hela tiden.

3. Syftet med mötet måste vara klart för alla. Är det informerande eller gäller det att nå samsyn? Ska beslut fattas och finns mandat för detta i så fall?

4. Alla ska komma förberedda. Det är en ledningsfråga att låta medarbetarna ägna tid åt möten även i förväg.

5. Dokumentation. Se till att någon antecknar för gruppen. Men var och en bör också själv föra anteckningar för minnet och inför nästa möte.

Relaterade artiklar

Han blir ny affärsområdeschef för WSP Byggprojektering
Hon blir samhällspolitisk chef för Sveriges Arkitekter
Ny vd till HSB Norra Stor-Stockholm
Här vill studenterna helst jobba