Mejlen är i dag ett självklart arbetsredskap på många arbetsplatser. Den kan hjälpa oss att skicka och få information på ett snabbt och enkelt sätt, utan att det behöver kosta pengar. E-posten gör oss också oberoende av tid och rum, det vill säga, vi kan välja att ta del av informationen när vi själva har tid.
Det finns dock faror med den framgångsrika kommunikationsformen. Det anser Eva Sjöqvist som nyligen lade fram en avhandling vid Stockholms universitet om e-postens negativa effekter i arbetslivet.
— Mejlen används till all kommunikation i dag, nästan reflexmässigt vilket självklart har effekter, ofta i form av stress. Att mejlen inte är förenad med några kostnader är inte heller sant eftersom vi behöver tid för att ta hand om alla inkommande mejl, säger hon.
Förutom att alla mejl upptar en massa arbetstid så handlar stressen enligt Eva Sjöqvist om att gränsen mellan fritid och jobb luckras upp. Man skulle kanske aldrig självklart ta emot ett jobbsamtal på semestern eller kvällen, men det är lätt att logga in på jobbmejlen. Ett annat problem är att chefer ofta tror det är bra att informera sin personal om det mesta som händer genom e-posten.
— I dag har vi ett informationsöverflöde. Vad medarbetare efterfrågar är inte information om allt utan sållad och förenklad information, säger hon.
Dessutom orsakar mejlandet ofta språkliga förvirringar.
— Till exempel är det ofta svårt att veta när en konversation verkligen är avslutad. Är allting sagt? Dessutom kan e-posten lätt skapa missförstånd eftersom vi ibland uttrycker oss slarvigt eller kortfattat, säger hon.
Har chefer ett ansvar för eventuella mejlproblem?
— Ja. Om mejlandet drabbar organisationen och medarbetarnas arbete är det så. Det är också viktigt att inse att eventuella problem skapas av oss användare och att varje individ har ansvar för sin mejlanvändning eftersom den påverkar andra.
Krävs det utbildningar i hur man mejlar?
— Nja, det låter lite formellt men man kan säga vi ofta skulle tjäna på det. De flesta e-postredskapen är väldigt avancerade med funktioner som de flesta av oss inte har en aning om. Med bättre kunskap skulle vi till exempel lättare kunna sortera all inströmmande mejl och spara det vi vill ha på ett effektivt sätt.
Eva Sjöqvist tipsar: Tillfällen då du inte bör mejla
1. Information som är strategiskt viktig, till exempel omorganisationer eller uppköp av andra företag. Muntliga redovisningar är ofta bättre eftersom det ger möjlighet till frågor på plats.
2. Information som berör individer på ett personligt plan, till exempel uppsägningar.
3. När du är i affekt, vill ha kontroll på mottagarens reaktioneller behöver en snabb feedback.
4. Vid långa och komplicerade texter. Här är kanske intranätet bättre.
Frågeställningar – innan du mejlar:
1. Är e-post det bästa alternativetmed tanke på vad jag vill uppnå?
2. Vilken prioritet har e-posten i organisationen och vilken prioritet bör den ha?
3. Vad förväntar jag mig av andra — och vilka förväntningar tror jag att andra har på mig — när det gäller att ha kontroll på e-posten?
4. Hur mycket styr e-posten mitt arbete?
5. Om jag upplever att e-posten skapar stress, vad är det som är det som är stressande?
